Finanzen

Die Finanzbeauftragten der Fachschaft kümmern sich um deren finanzielle Angelegenheiten und sind diesbezüglich die ersten Ansprechpartner*innen ggü. den ReWi-Studis sowie ggü. den StuRa-Finanzreferent*innen.

Aller Anfang

Die Finanzbeauftragten der Fachschaft werden von der FSVV per Abstimmung mit einfacher Mehrheit bestimmt, nachdem eine interne "Kandidatur" stattgefunden hat. Hierbei handelt es sich nicht um einen vorangegangenen Wahlkampf und um mehrere Kandidat*innen, die um das Amt ringen: In der Realität reißt sich niemand um diesen Posten und alle sind froh, dass sich eine Person freiwillig meldet, um diese Aufgaben zu übernehmen. Für die Stellvertretung braucht es noch eine zweite Person, die ebenfalls mit einfacher Mehrheit von der FSVV bestimmt wird. Die Abstimmungen werden protokollarisch festgehalten und mit dem [Formular für die Bestellung der Finanzverantwortlichen] im Finanzreferat eingereicht. Sie sind nun die offiziellen Ansprechpartner*innen für die Finanzreferent*innen.

Aufstellung des Budgetplans

Jeder Fachschaft steht pro Wirtschaftsjahr (= Kalenderjahr) eine finanzielle Zuweisung zur Verfügung. Hier könnt ihr nachlesen, wie viel uns und den anderen Fachschaften aktuell zur Verfügung steht und wie ihr einen Budgetplan erstellt - inkl. Muster-Budgetplan.

Da es ja immer schon einen Budgetplan aus dem Vorjahr gibt, müsst ihr euch nicht jedesmal neu überlegen, wie viel Geld ihr für was ausgeben wollt und müsst. Ihr könnt euch an den Ausgaben des Vorjahres orientieren und ggf. anpassen. Macht euch im Herbst schon Gedanken, wie der Budgetplan für das kommende Jahr aussehen soll! So was braucht Zeit, wenn es gut werden soll. Je früher ihr den Budgetplan im Finanzreferat einreicht, desto entspannter ist das Prozedere. Meistens muss noch das eine oder andere geändert werden, und das klappt besser ohne Zeitdruck und nicht auf den letzten Drücker in der letzten FSVV im Dezember!

Protipp: Verplant so viel Geld wie möglich für eure Projekte! Alles, was ihr nicht ausgebt, fließt am Jahresende zurück in den großen "StuRa-Topf" und steht der Fachschaft nicht mehr zur Verfügung. Ihr könnt am Jahresende zweckgebundene Rücklagen bilden: Das ist Geld, das ihr aus dem alten ins neue Jahr mitnehmen wollt - und das an einen konkreten Zweck gebunden ist. Wenn ihr bspw. eine große Veranstaltung plant, könnt ihr das als Zweck angeben, und die Ausgabe muss im Folgejahr dann auch für genau diesen Zweck getätigt werden. Eine zweckgebundene Rücklage muss bis Anfang Dezember (das ist pro Jahr immer ein bisschen anders, bitte jeweils auf der "Haushaltsseite des StuRa" nachschauen) eingereicht und vom Finanzreferat genehmigt werden. Erst dann wird die in den Budgetplan aufgenommen.

Zwar kümmert sich der oder die Finazverantwortliche um die formelle Erstellung des Budgetplans, also das Eintragen und Einreichen, aber über die Einnahmen und Ausgaben bestimmt die FSVV gemeinsam. Wenn der Budgetplan steht, beschließt ihr ihn in einer Sitzung mit je einer FSVV- und einer FSR-Abstimmung und haltet das protokollarisch fest. Der Budgetlan wird als Excel-Datei an finanzen@stura.uni-heidelberg.de geschickt. Zusätzlich wird er ausgedruckt und von den Finanzverantwortlichen unterschrieben. Auch das Protokoll wird ausgedruckt und von den Mitgliedern (oder der Mehrheit der Mitglieder) des FSR unterschrieben. Beide Dokumente werden dann persönlich oder postalisch im Finanzreferat im StuRa-Büro eingereicht. Wartet die Rückfragen und Anmerkungen von den Finanzreferent*innen ab.

Finanzanträge und -beschlüsse

Für jede Ausgabe, die aus den Fachschaftsgeldern getätigt werden soll, muss zuvor ein Finanzantrag in der FSVV gestellt und beschlossen werden. Der Antragsteller oder die Antragstellerin kann, muss aber nicht dieselbe Person sein wie der oder die Finanzverantwortliche. (Die Finanzverantwortlichen sind ja auch einfache Fachschaftsmitglieder und können unabhängig von ihrem Amt auch Finanzanträge in eigener Sache stellen.) Finanzanträge können alle immatrikulierten ReWi-Studis stellen. Ein Finanzantrag muss eine bestimmte Form haben und protokollarisch festgehalten werden.

Beispiel:

Finanzantrag: Anschaffung einer Kaffeemaschine für den Fachschaftsraum

Betrag: max. 70,00 €

Postennummer im Budgetplan: 513.0238

Posten im Budgetplan: Weitere Ausstattung

Antragstext: Die FSVV Religionswissenschaft möge darüber abstimmen, ob eine Kaffeemaschine für den Fachschaftraum finanziert wird.

Abstimmungsergebnis der FSVV: angenommen

dafür: 6

dagegen: 0

Enthaltung: 1

Abstimmungsergebnis des FSR: einstimmig angenommen

dafür: 3

dagegen: 0

Enthaltung: 0

Begründung: Die Fachschaftsarbeit ist nervenaufreibend und kräftezehrend. Um fokussiert und motiviert zu bleiben, soll der Zugang zu frischem Kaffee vor Ort gewährleistet werden, um auf teurere und weniger nachhaltige Varianten zum Mitnehmen verzichten zu können.

(Begründung Nachbeschluss: Es kann vorkommen, dass eine Ausgabe getätigt wird, bevor ein Beschluss vorgelegen hat. Das sollte eine Ausnahme sein! In dem Fall ist der Beschluss ein Nachbeschluss, bei dem alle Formalia gleich bleiben und die Begründung, warum es zu dem Nachbeschluss gekommen ist, an dieser Stelle ergänzt.)

Achtung: Bei Einzelposten ab 500,00 € müssen zwei zusätzliche Vergleichsangebote eingeholt und dokumentiert werden! Diese werden dem Protokoll und dem Auszahlungsantrag (s.u.) dann beigefügt. Es ist nicht unbedingt das Ziel, immer das preisgünstigste Modell zu nehmen: Wenn begründet werden kann, dass das eine Modell in seinen Leistungen besser ist, z.B. weil es leichter zu reinigen ist, nachhaltiger produziert wurde, aus robusterem Material ist, mehr Funktionen hat oder, oder, oder, dann fließt das in eure Begründung mit ein und rechtfertigt die Wahl des u.U. teureren Produkts.

Wie es weitergeht, wenn ein Finanzantrag in der FSVV beschlossen wurde, erklärt der nächste Abschnitt.

Auszahlungsanträge

Finanzanträge sollten in der Regel als Vorschussantrag gestellt werden. So kann der StuRa die Ausgaben begleichen, ohne dass ein privater Vorschuss einer fachschaftsaktiven Person notwendig wird. Nur in Notfällen sollte das Geld privat vorgestreckt und mit einem Rückerstattungsantrag wieder beglichen werden.

Wurde also nach angenommenem Finanzbeschluss eine Ausgabe getätigt, muss unbedingt die Rechnung oder der Kassenbon aufgehoben werden! Füllt das Abrechnungsformular des Finanzreferats aus, klebt die Original-Rechnung auf ein Blatt Papier und klammert die Dokumente zusammen. Zu dieser Sammlung gehören auch das Protokoll, in dem der Finanzbeschluss festgehalten ist, und ggf. weitere Belege, wie bspw. die Alkoholabrechnung, die ihr auch unter den "Formularen des Finanzreferats" findet. Auf das Abrechnungsformular gehören nun noch die Unterschriften des oder der Finanzverantwortlichen und des Antragsteller oder der Antragstellerin. Ist alles vollständig, wird der Auszahlungsantrag in Papierform eingereicht.

Achtung: Es empfiehlt sich dringend, alle Auszahlungsanträge vollständig einzuscannen und zu archivieren! Wenn etwas verloren geht, habt ihr so immer einen Nachweis.

Ist ein aktives Mitglied der Fachschaft in Vorkasse gegangen, wird anhand des Abrechnungsformulars des Finanzreferats die Rückerstattung des ausgelegten Geldes veranlasst. Hauptverantwortlich ist der/die Finanzverantwortliche, bei denen ihr alle Infos auch noch genauer findet. Folgende Nachweise werden benötigt:

1. Abrechnungsformular [1]

Dieses Formular findet sich auf der Seite des StuRa-Finanzreferats und muss ausgefüllt und von dem/der Finanzbeauftragten der Fachschaft sowie dem/der Antragsteller*in unterzeichnet werden.

2. Rechnungen und Belege im Original

Kassenzettel, Rechnungen oder Belege müssen immer im Original eingereicht werden und dürfen nur die im Beschluss aufgelisteten Produkte umfassen. Je nach Art der Anschaffung wird möglicherweise auch ein Zahlungsnachweis des Online-Bankings oder eine Zahlungsbestätigung von PayPal benötigt.

Pfand wird ggf. weggestrichen und von der Rechnung abgezogen oder ist bei Bestellungen auf Rechnung separat aufs StuRa-Konto einzuzahlen.

3. Bestätigter Beschluss / Protokollauszug mit bestätigtem Beschluss

Die Seite(n), auf der sich der in der Sitzung bestätigte Finanzantrag befindet, reichen dafür aus. Daher folgen Protokolle auch bestimmten Vorgaben beim Festhalten von Finanzbeschlüssen.

4. Alkoholberechnung [2]

Diese wird dann benötigt, wenn bei den Einkäufen auch alkoholische Getränke gekauft wurden. Für die Alkoholberechnung gibt es eine gesonderte Tabelle, die unter den Formularen des Finanzreferats zu finden ist. Diese gilt es mit den dem Einkauf entsprechenden Daten auszufüllen, wobei die Alkoholkonsumgrenze von 30g pro Person nicht überschritten werden darf. Die Tabelle schaut ihr euch am besten vorher an und füllt sie so aus, dass ihr später die perfekte Menge an alkoholischen Getränken kauft, und nicht versehentlich zu viel. Die Tabelle ist sehr leicht zu bedienen: Ihr benötigt dafür lediglich die Vol.-Angaben auf den Getränken, die Menge und die Anzahl der konsumierenden Personen (geschätzt) und dann rechnet euch die Tabelle das aus.

Die gesammelten Nachweise müssen dann möglichst zeitnah getackert im StuRa-Büro abgegeben werden.