Protokolle: Unterschied zwischen den Versionen

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(Wie wird ein Finanzantrag vorbereitet?)
 
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Von jeder Fachschaftsvollversammlung wird ein Protokoll angefertigt, das dann auf der Homepage der Fachschaft veröffentlicht wird. Es wird immer von einer anderen Person angefertigt, die per Losverfahren in der vorausgegangenen Sitzung bestimmt wurde.
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Von jeder Fachschaftsvollversammlung wird ein Protokoll angefertigt, das dann auf der Homepage der Fachschaft veröffentlicht wird. Die protokollführende Person wird per Losverfahren in der vorausgegangenen [[Fachschaftssitzung|Sitzung]] bestimmt und ergänzt während der aktuellen Sitzung die vorbereiteten TOPs anhand des Gesprächsverlaufs im [[Etherpad]].
Aufgabe der Protokollperson ist es, die Tagesordnungspunkte im Etherpad während der Sitzung zu ergänzen und die Mitschrift im Ergebnisprotokoll in Reinform zu schreiben. Letzteres sollte zeitnah geschehen, sodass das vorläufige Ergebnisprotokoll in der nächsten Woche bestätigt werden kann. Mehr zu fachschaftsinternen Abläufen und zur Protokollführung findest du unter [[Fachschaftsknigge]].
 
  
Die Mitschriften dienen den Anwesenden während der Sitzung dem Überblick über das Geschehen und der Protokollperson als "Merkzettel", um das Ergebnisprotokoll anzufertigen.  
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Die Mitschriften während der Sitzung müssen sich an keine konkrete Vorgabe halten. Sie dienen der protokollführenden Person und den anderen Anwesenden als Überblick während der Debatte. In der überarbeiteten Version des Ergebnisprotokolls müssen die Richtlinien zum Verfassen eines [[Protokolle|Protokolls]] (siehe unten) eingehalten werden.
  
Dazu wird im Etherpad oben rechts der Button mit den beiden gegenläufigen Pfeilen geklickt und ein beschreibbares Textformat ausgewählt (ja nach Betriebssystem) oder einfach per copy and paste die Mitschrift in die Protokollvorlage übertragen. Letzteres geht nicht mit jedem Betriebssystem, also freuen wir uns darüber, dass es noch den Pfeil-Button gibt.
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Um die reibungsarme Umsetzung ihrer Aufgaben zu gewährleisten, kann sie in der Position der Protokollführung bei Bedarf ein Schild hochhalten. In diesem Fall hat ihre Meldung Vorrang gegenüber der Liste der Meldenden.  
  
  
'''Bei der Erstellung des Ergebnisprotokolls müssen folgende Punkte erfüllt werden''':
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==Richtlinien zum Verfassen eines Protokolls:==
  
- Die Anzahl der Anwesenden ist zu vermerken; ebenso ist (nicht namentlich) anzugeben, wenn jemand die Sitzung vorzeitig verlässt, um sicherzustellen, dass etwaige Abstimmungsergebnisse korrekt sind.
 
  
- Die Anzahl und Namen der anwesenden Fachschaftsrät*innen sind ersichtlich. Auch hier muss (ohne Namen) vermerkt werden, wenn von ihnen jemand vorzeitig geht.
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===Wann ist die Nennung der Impulsgebenden wichtig und wann nicht?===
  
- Beginn und Ende der Sitzung, sowie Pausen müssen dem Protokoll zu entnehmen sein.
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Was unter dem Reiter "Impulse und Anträge ab hier. Bitte mit Namen und aussagekräftiger Erklärung versehen." gesammelt wird, soll mit Namen gekennzeichnet werden, damit die Sitzungsleitung Bescheid weiß. Anliegen etc. in der TO werden nur mit Namen gekennzeichnet, wenn eine konkrete Person betroffen ist und Input gibt.
  
- Das Protokoll dient zur Ergebnissicherung. Folglich sind exakt ausformulierte Beschlüsse, Abstimmungsergebnisse, Einigungen auf Verfahren und konkret verteilte Aufgaben (mit Namensnennung) festzuhalten.
 
  
- Solange das Protokoll in einer Fachschaftsvollversammlung nicht bestätigt wurde, gilt es als ''vorläufig'' und ist als solches unter der Überschrift und in der Fußzeile rot zu kennzeichnen.
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===Wie wird ein Finanzantrag vorbereitet?===
  
Wenn während der Sitzung Fragen zur Protokollführung aufkommen, kann das Schild "Protokoll" hochgehalten werden und der Redebeitrag wird vorgezogen. So soll ein rebungsloser Ablauf der Aufgabe gewährleistet werden.
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1. Vorgaben des Finanzreferats: Bitte Checkliste für [[Finanzen|Finanzanträge]] beachten.
  
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2. Fachschaftsintern: Den Antrag zweimal einrücken zum Abheben in der TO und die Begründung vorformulieren. Der Beschlusstext kann ebenfalls vorformuliert werden, dann mit einem „(nicht)“ o.ä. Falls es ein Nachbeschluss ist: Einen zusätzlichen Punkt Begründung Nachbeschluss unter der Begründung vorformulieren.
  
Beispiele für Protokolle von Fachschaftsvollversammlungen findet ihr auf der Fachschaftshomepage: [https://fsrewi.stura.uni-heidelberg.de/was-ist-die-fachschaft/protokolle/]
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===Wer wird wann namentlich genannt und was ist zu beachten?===
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So viel wie nötig, so wenig wie möglich! Es werden nur die Vornamen der Anwesenden genannt, und zwar bei Impulsen, Diensten, Anträgen und sonstigen Nennungen; auf Wunsch geht es auch anonym, das wird nicht infrage gestellt. Anwesende FSR-Mitglieder werden in der Sitzungsübersicht namentlich aufgezählt.
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===Wozu dienen die vorbereiteten Formulierungen, Erklärungen, Ideen etc. und was passiert mit ihnen?===
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Sie dienen der Vorbereitung, dem Festhalten von Informationen und sonstigen Gedanken der Person, die den TOP vorbereitet hat. Sie werden im Sitzungsverlauf verändert, gelöscht, ergänzt etc. und müssen im Ergebnisprotokoll entsprechend überarbeitet werden.
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===Was sind Mitschriften und Sitzungsprotokolle?===
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Das Sitzungsprotokoll steht im Etherpad. Alles, was in der Sitzung getippt wird, sind Mitschriften. Sie sind nicht offiziell und werden nirgends hochgeladen.
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===Was gehört in die Mitschriften?===
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Zu den Mitschriften gehören zusammengetragene Notizen, Bemerkungen, Ideen wie bspw. verteilte Aufgaben, Arbeitsschritte etc., außerdem eMails von extern zur Ansicht sowie eMails nach extern, die zusammen verfasst werden.
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===Was gehört nicht in die Mitschriften?===
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Alles, was auf Wunsch nicht festgehalten werden soll, außerdem nicht-öffentliche Teile der Sitzung (bislang ist es nur der TOP Verabschiedung).
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===Was gehört ins Ergebnisprotokoll?===
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Die Ergebnisse von Besprechungen, Infos, Anträge, Impulse sowie die Pausenzeiten.
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===Was gehört nicht ins Ergebnisprotokoll?===
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Gesprächsverläufe, Bewertung von Besprechungen und Ergebnissen, personenbezogene Aussagen, in der Regel eMails und andere Meldungen von und nach außen, Listen von Bestellungen, Einkäufen etc.; diese Informationen werden nur intern für die Erledigungen notiert.
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===Wie gendern wir?===
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Wann immer es möglich ist, ist die Verwendung von geschlechtsneutralen Formulierungen zu bevorzugen, z.B. Publikum statt Zuhörer*innen, oder Studierende statt Student*innen. Wenn das nicht möglich scheint, wird mit dem * zumindest das binäre Modell gekennzeichnet, z.B. Anfänger*innen.
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===Beispiele für wiederkehrende eloquente Formulierungen, besonders in den Zusammenfassungen im Ergebnisprotokoll:===
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Die Anwesenden besprechen, erwägen, einigen sich, reflektieren, tauschen sich aus, resümieren (positiv/negativ), befürworten, sprechen sich (für/gegen) aus, erstellen, formulieren, stimmen ab, bestimmen, entscheiden, entsenden etc. Der AK X / die Person Y wird mit Z beauftragt etc.
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===Wann und in welcher Form sind Stichpunkte angemessen?===
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Stichpunkte sind generell geeignet bei den Mitschriften. Im Ergebnisprotokoll sind Stichpunkte bei der Nennung von Terminen etc. sinnvoll.
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===Wann sind ganze Sätze im Ergebnisprotokoll angemessen?===
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In der Regel sind ausformulierte Sätze im Ergebnisprotokoll zu bevorzugen. Bei mehreren Aspekten einer Sache ist eine stichpunktartige Aufteilung der Sätze sinnvoll.
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===Abkürzungen in den Mitschriften und im Ergebnisprotokoll===
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Interne Abkürzungen sind in den Mitschriften in Ordnung, gerade weil es schnell gehen soll. Im Ergebnisprotokoll werden nur bei Anträgen und Ab-stimmungen die auch im StuRa üblichen Abkürzungen beibehalten; in Fließtexten werden sie (außer StuRa und FSVV, die sind einfach zu lang) ausgeschrieben.
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===Fließtext, Leerzeilen, Umbrüche===
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Sätze werden hintereinander, nicht untereinander getippt. Bei längeren Stellungnahmen kann thematisch sinnvoll gern mit der einen oder anderen Leerzeile gegliedert werden. Umbrüche werden nach Ermessen zum Erhalt der Übersichtlichkeit forciert, z.B. nach TOP-Überschrift.
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===Allgemeines im Ergebnisprotokoll:===
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- Schriftgröße 12, Zeilenabstand 1,5 (im Fließtext!)
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- TOPs und Unterpunkte fett
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- Fußzeile mit Überschrift, Datum und Seitenzahl
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- vor der Bestätigung: ein rotes '''vorläufig''' unter die Überschrift und in die Fußzeile
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- keine umgangssprachlichen Floskeln
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- keine Füllwörter; sparsame Schriftsprache
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- Interpunktion
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- vollständige und ausformulierte Sätze
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- Schlüssige und nicht zu lange Sätze (einfach am Ende noch mal ernsthaft durchlesen)
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'''Der Protokollkopf umfasst:'''
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- Die Anzahl der Anwesenden samt Vermerkung, wenn ggf. jemand später hinzukommt oder die Sitzung vorzeitig verlässt.
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- Die Anzahl und Namen der anwesenden Fachschaftsrät*innen.
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- Die Sitzungsleitungs-, Protokolls- und Moderationszuständigen dieser Sitzung.
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- Die genaue Zeit von Beginn und Ende der Sitzung.

Aktuelle Version vom 25. Juni 2020, 17:03 Uhr

Von jeder Fachschaftsvollversammlung wird ein Protokoll angefertigt, das dann auf der Homepage der Fachschaft veröffentlicht wird. Die protokollführende Person wird per Losverfahren in der vorausgegangenen Sitzung bestimmt und ergänzt während der aktuellen Sitzung die vorbereiteten TOPs anhand des Gesprächsverlaufs im Etherpad.

Die Mitschriften während der Sitzung müssen sich an keine konkrete Vorgabe halten. Sie dienen der protokollführenden Person und den anderen Anwesenden als Überblick während der Debatte. In der überarbeiteten Version des Ergebnisprotokolls müssen die Richtlinien zum Verfassen eines Protokolls (siehe unten) eingehalten werden.

Um die reibungsarme Umsetzung ihrer Aufgaben zu gewährleisten, kann sie in der Position der Protokollführung bei Bedarf ein Schild hochhalten. In diesem Fall hat ihre Meldung Vorrang gegenüber der Liste der Meldenden.


Richtlinien zum Verfassen eines Protokolls:[Bearbeiten]

Wann ist die Nennung der Impulsgebenden wichtig und wann nicht?[Bearbeiten]

Was unter dem Reiter "Impulse und Anträge ab hier. Bitte mit Namen und aussagekräftiger Erklärung versehen." gesammelt wird, soll mit Namen gekennzeichnet werden, damit die Sitzungsleitung Bescheid weiß. Anliegen etc. in der TO werden nur mit Namen gekennzeichnet, wenn eine konkrete Person betroffen ist und Input gibt.


Wie wird ein Finanzantrag vorbereitet?[Bearbeiten]

1. Vorgaben des Finanzreferats: Bitte Checkliste für Finanzanträge beachten.

2. Fachschaftsintern: Den Antrag zweimal einrücken zum Abheben in der TO und die Begründung vorformulieren. Der Beschlusstext kann ebenfalls vorformuliert werden, dann mit einem „(nicht)“ o.ä. Falls es ein Nachbeschluss ist: Einen zusätzlichen Punkt Begründung Nachbeschluss unter der Begründung vorformulieren.

Wer wird wann namentlich genannt und was ist zu beachten?[Bearbeiten]

So viel wie nötig, so wenig wie möglich! Es werden nur die Vornamen der Anwesenden genannt, und zwar bei Impulsen, Diensten, Anträgen und sonstigen Nennungen; auf Wunsch geht es auch anonym, das wird nicht infrage gestellt. Anwesende FSR-Mitglieder werden in der Sitzungsübersicht namentlich aufgezählt.


Wozu dienen die vorbereiteten Formulierungen, Erklärungen, Ideen etc. und was passiert mit ihnen?[Bearbeiten]

Sie dienen der Vorbereitung, dem Festhalten von Informationen und sonstigen Gedanken der Person, die den TOP vorbereitet hat. Sie werden im Sitzungsverlauf verändert, gelöscht, ergänzt etc. und müssen im Ergebnisprotokoll entsprechend überarbeitet werden.


Was sind Mitschriften und Sitzungsprotokolle?[Bearbeiten]

Das Sitzungsprotokoll steht im Etherpad. Alles, was in der Sitzung getippt wird, sind Mitschriften. Sie sind nicht offiziell und werden nirgends hochgeladen.


Was gehört in die Mitschriften?[Bearbeiten]

Zu den Mitschriften gehören zusammengetragene Notizen, Bemerkungen, Ideen wie bspw. verteilte Aufgaben, Arbeitsschritte etc., außerdem eMails von extern zur Ansicht sowie eMails nach extern, die zusammen verfasst werden.


Was gehört nicht in die Mitschriften?[Bearbeiten]

Alles, was auf Wunsch nicht festgehalten werden soll, außerdem nicht-öffentliche Teile der Sitzung (bislang ist es nur der TOP Verabschiedung).


Was gehört ins Ergebnisprotokoll?[Bearbeiten]

Die Ergebnisse von Besprechungen, Infos, Anträge, Impulse sowie die Pausenzeiten.


Was gehört nicht ins Ergebnisprotokoll?[Bearbeiten]

Gesprächsverläufe, Bewertung von Besprechungen und Ergebnissen, personenbezogene Aussagen, in der Regel eMails und andere Meldungen von und nach außen, Listen von Bestellungen, Einkäufen etc.; diese Informationen werden nur intern für die Erledigungen notiert.


Wie gendern wir?[Bearbeiten]

Wann immer es möglich ist, ist die Verwendung von geschlechtsneutralen Formulierungen zu bevorzugen, z.B. Publikum statt Zuhörer*innen, oder Studierende statt Student*innen. Wenn das nicht möglich scheint, wird mit dem * zumindest das binäre Modell gekennzeichnet, z.B. Anfänger*innen.


Beispiele für wiederkehrende eloquente Formulierungen, besonders in den Zusammenfassungen im Ergebnisprotokoll:[Bearbeiten]

Die Anwesenden besprechen, erwägen, einigen sich, reflektieren, tauschen sich aus, resümieren (positiv/negativ), befürworten, sprechen sich (für/gegen) aus, erstellen, formulieren, stimmen ab, bestimmen, entscheiden, entsenden etc. Der AK X / die Person Y wird mit Z beauftragt etc.


Wann und in welcher Form sind Stichpunkte angemessen?[Bearbeiten]

Stichpunkte sind generell geeignet bei den Mitschriften. Im Ergebnisprotokoll sind Stichpunkte bei der Nennung von Terminen etc. sinnvoll.


Wann sind ganze Sätze im Ergebnisprotokoll angemessen?[Bearbeiten]

In der Regel sind ausformulierte Sätze im Ergebnisprotokoll zu bevorzugen. Bei mehreren Aspekten einer Sache ist eine stichpunktartige Aufteilung der Sätze sinnvoll.


Abkürzungen in den Mitschriften und im Ergebnisprotokoll[Bearbeiten]

Interne Abkürzungen sind in den Mitschriften in Ordnung, gerade weil es schnell gehen soll. Im Ergebnisprotokoll werden nur bei Anträgen und Ab-stimmungen die auch im StuRa üblichen Abkürzungen beibehalten; in Fließtexten werden sie (außer StuRa und FSVV, die sind einfach zu lang) ausgeschrieben.


Fließtext, Leerzeilen, Umbrüche[Bearbeiten]

Sätze werden hintereinander, nicht untereinander getippt. Bei längeren Stellungnahmen kann thematisch sinnvoll gern mit der einen oder anderen Leerzeile gegliedert werden. Umbrüche werden nach Ermessen zum Erhalt der Übersichtlichkeit forciert, z.B. nach TOP-Überschrift.


Allgemeines im Ergebnisprotokoll:[Bearbeiten]

- Schriftgröße 12, Zeilenabstand 1,5 (im Fließtext!)

- TOPs und Unterpunkte fett

- Fußzeile mit Überschrift, Datum und Seitenzahl

- vor der Bestätigung: ein rotes vorläufig unter die Überschrift und in die Fußzeile

- keine umgangssprachlichen Floskeln

- keine Füllwörter; sparsame Schriftsprache

- Interpunktion

- vollständige und ausformulierte Sätze

- Schlüssige und nicht zu lange Sätze (einfach am Ende noch mal ernsthaft durchlesen)


Der Protokollkopf umfasst:

- Die Anzahl der Anwesenden samt Vermerkung, wenn ggf. jemand später hinzukommt oder die Sitzung vorzeitig verlässt.

- Die Anzahl und Namen der anwesenden Fachschaftsrät*innen.

- Die Sitzungsleitungs-, Protokolls- und Moderationszuständigen dieser Sitzung.

- Die genaue Zeit von Beginn und Ende der Sitzung.