Protokolle

Von jeder Fachschaftsvollversammlung wird ein Protokoll angefertigt, das dann auf der Homepage der Fachschaft veröffentlicht wird. Die protokollführende Person wird per Losverfahren in der vorausgegangenen Sitzung bestimmt und ergänzt während der aktuellen Sitzung die vorbereiteten TOPs anhand des Gesprächsverlaufs im Etherpad.

Die Mitschriften während der Sitzung müssen sich an keine konkrete Vorgabe halten. Sie dienen der protokollführenden Person und den anderen Anwesenden als Überblick während der Debatte. In der überarbeiteten Version des Ergebnisprotokolls müssen die Richtlinien zum Verfassen eines Protokolls (siehe unten) eingehalten werden.

Um die reibungsarme Umsetzung ihrer Aufgaben zu gewährleisten, kann sie in der Position der Protokollführung bei Bedarf ein Schild hochhalten. In diesem Fall hat ihre Meldung Vorrang gegenüber der Liste der Meldenden.

Richtlinien zum Verfassen eines Protokolls:

Wann ist die Nennung der Impulsgebenden wichtig und wann nicht?

Was unter dem Reiter "Impulse und Anträge ab hier. Bitte mit Namen und aussagekräftiger Erklärung versehen." gesammelt wird, soll mit Namen gekennzeichnet werden, damit die Sitzungsleitung Bescheid weiß. Anliegen etc. in der TO werden nur mit Namen gekennzeichnet, wenn eine konkrete Person betroffen ist und Input gibt.

Wie wird ein Finanzantrag vorbereitet?

1. Vorgaben des Finanzreferats: Bitte Checkliste für Finanzanträge beachten.

2. Fachschaftsintern: Den Antrag zweimal einrücken zum Abheben in der TO und die Begründung vorformulieren. Der Beschlusstext kann ebenfalls vorformuliert werden, dann mit einem „(nicht)“ o.ä. Falls es ein Nachbeschluss ist: Einen zusätzlichen Punkt Begründung Nachbeschluss unter der Begründung vorformulieren.

Wer wird wann namentlich genannt und was ist zu beachten?

So viel wie nötig, so wenig wie möglich! Es werden nur die Vornamen der Anwesenden genannt, und zwar bei Impulsen, Diensten, Anträgen und sonstigen Nennungen; auf Wunsch geht es auch anonym, das wird nicht infrage gestellt. Anwesende FSR-Mitglieder werden in der Sitzungsübersicht namentlich aufgezählt.

Wozu dienen die vorbereiteten Formulierungen, Erklärungen, Ideen etc. und was passiert mit ihnen?

Sie dienen der Vorbereitung, dem Festhalten von Informationen und sonstigen Gedanken der Person, die den TOP vorbereitet hat. Sie werden im Sitzungsverlauf verändert, gelöscht, ergänzt etc. und müssen im Ergebnisprotokoll entsprechend überarbeitet werden.

Was sind Mitschriften und Sitzungsprotokolle?

Das Sitzungsprotokoll steht im Etherpad. Alles, was in der Sitzung getippt wird, sind Mitschriften. Sie sind nicht offiziell und werden nirgends hochgeladen.

Was gehört in die Mitschriften?

Zu den Mitschriften gehören zusammengetragene Notizen, Bemerkungen, Ideen wie bspw. verteilte Aufgaben, Arbeitsschritte etc., außerdem eMails von extern zur Ansicht sowie eMails nach extern, die zusammen verfasst werden.

Was gehört nicht in die Mitschriften?

Alles, was auf Wunsch nicht festgehalten werden soll, außerdem nicht-öffentliche Teile der Sitzung (bislang ist es nur der TOP Verabschiedung).

Was gehört ins Ergebnisprotokoll?

Die Ergebnisse von Besprechungen, Infos, Anträge, Impulse sowie die Pausenzeiten.

Was gehört nicht ins Ergebnisprotokoll?

Gesprächsverläufe, Bewertung von Besprechungen und Ergebnissen, personenbezogene Aussagen, in der Regel eMails und andere Meldungen von und nach außen, Listen von Bestellungen, Einkäufen etc.; diese Informationen werden nur intern für die Erledigungen notiert.

Wie gendern wir?

Wann immer es möglich ist, ist die Verwendung von geschlechtsneutralen Formulierungen zu bevorzugen, z.B. Publikum statt Zuhörer*innen, oder Studierende statt Student*innen. Wenn das nicht möglich scheint, wird mit dem * zumindest das binäre Modell gekennzeichnet, z.B. Anfänger*innen.

Beispiele für wiederkehrende eloquente Formulierungen, besonders in den Zusammenfassungen im Ergebnisprotokoll:

Die Anwesenden besprechen, erwägen, einigen sich, reflektieren, tauschen sich aus, resümieren (positiv/negativ), befürworten, sprechen sich (für/gegen) aus, erstellen, formulieren, stimmen ab, bestimmen, entscheiden, entsenden etc. Der AK X / die Person Y wird mit Z beauftragt etc.

Wann und in welcher Form sind Stichpunkte angemessen?

Stichpunkte sind generell geeignet bei den Mitschriften. Im Ergebnisprotokoll sind Stichpunkte bei der Nennung von Terminen etc. sinnvoll.

Wann sind ganze Sätze im Ergebnisprotokoll angemessen?

In der Regel sind ausformulierte Sätze im Ergebnisprotokoll zu bevorzugen. Bei mehreren Aspekten einer Sache ist eine stichpunktartige Aufteilung der Sätze sinnvoll.

Abkürzungen in den Mitschriften und im Ergebnisprotokoll

Interne Abkürzungen sind in den Mitschriften in Ordnung, gerade weil es schnell gehen soll. Im Ergebnisprotokoll werden nur bei Anträgen und Ab-stimmungen die auch im StuRa üblichen Abkürzungen beibehalten; in Fließtexten werden sie (außer StuRa und FSVV, die sind einfach zu lang) ausgeschrieben.

Fließtext, Leerzeilen, Umbrüche

Sätze werden hintereinander, nicht untereinander getippt. Bei längeren Stellungnahmen kann thematisch sinnvoll gern mit der einen oder anderen Leerzeile gegliedert werden. Umbrüche werden nach Ermessen zum Erhalt der Übersichtlichkeit forciert, z.B. nach TOP-Überschrift.

Allgemeines im Ergebnisprotokoll:

- Schriftgröße 12, Zeilenabstand 1,5 (im Fließtext!)

- TOPs und Unterpunkte fett

- Fußzeile mit Überschrift, Datum und Seitenzahl

- vor der Bestätigung: ein rotes vorläufig unter die Überschrift und in die Fußzeile

- keine umgangssprachlichen Floskeln

- keine Füllwörter; sparsame Schriftsprache

- Interpunktion

- vollständige und ausformulierte Sätze

- Schlüssige und nicht zu lange Sätze (einfach am Ende noch mal ernsthaft durchlesen)

Der Protokollkopf umfasst:

- Die Anzahl der Anwesenden samt Vermerkung, wenn ggf. jemand später hinzukommt oder die Sitzung vorzeitig verlässt.

- Die Anzahl und Namen der anwesenden Fachschaftsrät*innen.

- Die Sitzungsleitungs-, Protokolls- und Moderationszuständigen dieser Sitzung.

- Die genaue Zeit von Beginn und Ende der Sitzung.